Зачем нужен универсальный передаточный документ? Как его заполнить и применять?

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Зачем нужен универсальный передаточный документ? Как его заполнить и применять?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Пользоваться упрощенным передаточным документом реально с любого момента. Предприятию разрешается задействовать как ту форму, которая рекомендована ФНС, так и ту, что они создадут сами. Им разрешено спроектировать собственный вид при условии, что в нем будут все необходимые реквизиты.

Особенности универсальных передаточных документов для бухучета

Универсальные передаточные документы являются «альтернативой»:

• Только первичной документации;
• Первичной документации и СФ одновременно.

С учетом присвоенного универсальным передаточным документам статуса допускается (первый статус) или запрещено (второй статус) применять УПД для подачи на вычет.

Применять универсальные передаточные документы лишь как замену счета-фактуры запрещено.

Другими словами, универсальные передаточные документы – это основание для:

• Подтверждения покупательских затрат;
• Подтверждения доходов продавца;
• Вычета или начисления НДС.

В каких случаях можно использовать УПД

УПД можно применять наряду с традиционными первичными документами и счетами-фактурами. Отметим, что счета-фактуры по-прежнему будут использоваться — отменять их Минфин России не планирует (письма от 17.10.2013 № 03-07-14/43330, от 29.12.2012 № 03-07-03/230).

За основу при создании универсального первичного документа был взят счет-фактура. Форма счета-фактуры была дополнена обязательными реквизитами, установленными Федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Это не противоречит нормам 21 главы НК РФ (письма ФНС России от 23.08.2012 № АС-4-3/13968@, от 12.03.2012 № ЕД-4-3/4061@).

Применяться универсальный передаточный документ может для оформления следующих операций:

• отгрузка товаров (без транспортировки и с транспортировкой);
• передача результатов выполненных работ;
• оказание услуг;
• передача имущественных прав;
• отгрузка товаров (работ, услуг) комиссионером (агентом) комитенту (принципалу).

Как заполнить дату УПД

В рекомендуемой форме универсального передаточного документа мы видим три даты:

• строка (1) — дата составления документа;
• строка [11] — дата совершения факта хозяйственной жизни (дата реальной отгрузки товаров, передачи заказчику результатов работ, предъявления документа об оказании услуг, передачи имущественных прав);
• строка [16] — дата получения товаров, приемки результатов работ, оказания услуг, получения имущественных прав.

Вспомним, как законодательство увязывает дату составления счета-фактуры, момент определения налоговой базы и возникновение права на вычет у покупателя. В соответствии с п.5 ст.169 НК РФ, пп.«а» п.1 Правил заполнения счетов-фактур:

• счет-фактура должен быть выставлен не позднее 5 календарных дней со дня отгрузки товара (выполнения работ, оказания услуг), передачи имущественных прав;
• счет-фактура, выставленный до даты отгрузки (до оформления первичных документов, подтверждающих отгрузку), не может являться основанием для вычета (письма Минфина РФ от 09.11.2011 № 03-07-09/39, от 17.02.2011 № 03-07-08/44);
• моментом определения налоговой базы по НДС для работ следует признавать дату подписания акта сдачи-приемки работ заказчиком (письма Минфина РФ от 16.03.2011 № 03-03-06/1/141, от 07.10.2008 № 03-07-11/328).

Согласно ч. 3 ст. 9 закона № 402-ФЗ, первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а при невозможности — непосредственно после его окончания.

Рассмотрим теперь возможные варианты проставления дат в передаточном документе:

• УПД составляется в момент совершения факта хозяйственной жизни (отгрузки товара, передачи работ, услуг, имущественных прав). Вполне может быть «идеальный вариант», когда дата составления документа, даты отгрузки и приемки товаров совпадают, тогда соответственно совпадают и показатели строк 1, 11 и 16.
• Могут совпадать даты составления документа и дата отгрузки, то есть совпадают строки 1 и 11, а дата приемки, то есть стр. 16 будет позже.

В этих случаях моментом определения налоговой базы по НДС будет являться дата, указанная в строках 1 и 11, а для работ — в строке 16.

• УПД может составляться до совершения факта хозяйственной жизни (перед отгрузкой товаров, передачей), тогда хронология событий будет выглядеть следующим образом:

Всем ли нужно в УПД указывать идентификатор государственного контракта в 2022 году?

Идентификатор государственного контракта в счетах-фактурах и УПД нужен, чтобы налоговой было проще контролировать отгрузку товаров (работ, услуг) в счет полученных из федерального бюджета авансовых средств.

Если вы не знаете, что писать в новой строке, то, скорее всего, вам и не понадобится ее заполнять. Строка 8 заполняется только в том случае, если вы работаете с госконтрактом, которому присвоен уникальный идентификатор.

Если у вашего контракта нет такого реквизита, то и в УПД идентификатор госконтракта указывать не нужно: в поле ставится прочерк.

Уникальные идентификаторы присваиваются госконтрактам по оборонному заказу (ст. 6.1 Федерального закона от 29.12.2012 № 275-ФЗ «О государственном оборонном заказе»), а также контрактам, которые финансируются за счет бюджетных источников (ст. 5 Закона «О федеральном бюджете на 2017 г и на плановый период 2018 и 2019 г, постановление Правительства Российской Федерации от 30.12.2016 № 1552).

Кто ставит подпись в УПД

Кто и в каких строках должен подписывать универсальный передаточный документ? Строки «Руководитель организации или иное уполномоченное лицо», «Главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо» заполняются всегда согласно ст. 169 НК РФ, Приложению № 1 к Постановлению № 1137. Нет исключения для заполнения этих строк и при применении статуса «2».

В строке 10 указывается должность, инициалы и подпись лица, отгрузившего товар, или уполномоченного подписывать акты передачи результатов работ (услуг, имущественных прав) от имени организации или предпринимателя. Если это лицо совпадает с лицом, уполномоченным подписывать счет-фактуру, то может указываться только должность и инициалы без повторения подписи.

В строке 13 нужно указать должность, инициалы и подпись человека, ответственного за правильное оформление факта хозяйственной жизни, со стороны продавца. Если это это тот же человек, кто указан и в строке 10, то в строке 13 можно указать только должность и инициалы без повторения подписи.

В строке 15 нужно написать должность, инициалы и подпись лица, получившего товар, или лица, уполномоченного подписывать акты передачи результатов работ (услуг, имущественных прав) от имени экономического субъекта.

В строке 18 указывается должность, инициалы и подпись лица, ответственного за правильное оформление факта хозяйственной жизни, со стороны покупателя. Если это лицо совпадает с лицом, указанным в строке 15, то может указываться только должность и инициалы без повторения подписи.

Обратите внимание: проектом Федерального закона № 192810-6 «О внесении изменений в Федеральный закон от 6 декабря 2011 года № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»» (в редакции от 14.06.2013, принятой Государственной Думой во втором чтении) предложено внести изменения в статью 9 Закона. Поправки в часть 1 статьи 9 ужесточают требования к первичным учетным документам. В частности, «не допускается принятие к бухгалтерскому учету документов, которыми оформляются не имевшие место факты хозяйственной жизни, мнимые и притворные сделки».

Реквизит «Подпись» в УПД

В УПД предусмотрено несколько мест с реквизитом «Подпись»:

1. В бланке счета-фактуры в УПД подписи ставят руководитель или лицо с такими же полномочиями, а также бухгалтер или замещающее его лицо. При статусе «1» — эти подписи обязательны, при статусе «2» — не обязательны.
2. Ст. 10: подпись ставит то лицо, которое оказывает услугу, предоставляет товар и т. д. Прописывается должность и расшифровка ФИО.
3. Ст. 13: подписывают со стороны продавца лица, которые являются составителями УПД.
4. Ст. 15: место для проставления подписи лицами, которые получили товар, услугу и т. д.
5. Ст. 18: подписывают сотрудники со стороны покупателя, которые отвечают за верное оформление операции.

Обязательно ли применять УПД

Применение УПД – не обязательная процедура. Сделки можно оформлять любым пакетом документов. Так, допустимо действовать по старинке и выписывать накладные и акты, а можно использовать УПД. Также разрешено с одними контрагентами применять один пакет документов, а с другими – другой.

Как правило, состав закрывающих документов прописан в договоре. Поэтому о том, какие документы составлять по сделке, надо позаботиться заранее и обговорить это с партнерами.

С 2013 года отменена обязанность пользоваться унифицированными формами документов. На данный момент можно разрабатывать собственные бланки, образцы которых утверждают учетной политикой предприятия. Единственное условие – наличие обязательных реквизитов. В том числе при заполнении УПД.

Какую форму УПД применять в работе?

Форму универсального передаточного документа рекомендовала ФНС в Письме от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@. Налоговики разъяснили, что налогоплательщики могут самостоятельно дополнять форму показателями. Поэтому определите, для каких операций вы будете применять УПД и насколько удобна для их отражения форма ФНС. Возможно, понадобятся дополнительные строки, в том числе по требованиям ст. 169 НК РФ и Правилам заполнения счета-фактуры при расчетах по налогу на добавленную стоимость (письма ФНС России от 14.09.2017 № ЕД-4-15/18321@ и № ЕД-4-15/18322).

Если рекомендованная форма вам подходит, приведите ее в соответствие с действующей формой счета-фактуры. В нее внесли изменения. Закрепите форму УПД в учетной политике (ч. 4 ст. 9 Закона о бухучете, п. 4 ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации»).

Как заполнить УПД при УСН?

На УСН заполняйте УПД в зависимости от ситуации.

Продаете свои товары, работы, услуги. Оформляйте УПД со статусом «2», только как передаточный документ. Ведь плательщиком НДС вы не являетесь и не должны выставлять счета-фактуры. Это следует из п. 3 ст. 169, пп. 2, 3 ст. 346.11 НК РФ, Приложения 2 к Письму ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@.

УПД со статусом «2» заполняйте в общем порядке. Особенностей, связанных именно с УСН, нет.

Вам, как покупателю, выставили УПД. Заполните его строки [15]‒[19] в общем порядке (Приложение 3 к Письму ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@).

Вы посредник, действуете от своего имени и исполняете обязанности по НДС. Вместо счетов-фактур и первичных передаточных документов можете использовать УПД со статусом «1» (п. 3.1 ст. 169 НК РФ, Письмо ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@, Приложение 2 к данному письму).

УПД заполняйте с учетом тех же особенностей для посредников на УСН, что и при заполнении счетов-фактур.

Если операция не требует оформления передаточного документа, например вам нужно выставить или перевыставить счет-фактуру на аванс, то используйте счет-фактуру, а не УПД (Письмо ФНС России от 22.08.2018 № АС-4-15/16298@).

Универсальный документ нельзя применять только как счет-фактуру. Он может быть либо одновременно счетом-фактурой и передаточным документом, либо только передаточным документом.

В табличной части нужно последовательно заполнить графы:

— Наименование — наименование поставляемых (отгруженных) товаров (описание выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав;

— ТН ВЭД (Код вида товара) — заполняется компаниями, которые поставляют товары в страны ЕАЭС — Белоруссию, Армению, Казахстан, Киргизию. Код вида товара указывается в соответствии с единой Товарной номенклатуры внешнеэкономической деятельности ЕАЭС. Если компания не занимается такими поставками, поле заполнять не нужно.

— Единицы измерения (код и условное обозначение) — выбирается в соответствии с разделами 1 и 2 ОКЕИ Общероссийского классификатора единиц измерения (ОКЕИ); при отсутствии показателей не заполняется — в печатной форме будет проставлен прочерк;

— Количество — количество или объем поставляемых (отгруженных) по счету-фактуре товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав исходя из принятых единиц измерения; при отсутствии показателей не заполняется — в печатной форме будет проставлен прочерк;

— Цена за единицу — цена (тариф) за единицу измерения (при возможности ее указания) по договору (контракту). Указывается с НДС или без НДС в зависимости от того, какое значение выбрано в поле «Расчет НДС»; при отсутствии показателей не заполняется — в печатной форме будет проставлен прочерк;

— Сумма — стоимость всего количества (объема) поставляемых (отгруженных) по счету-фактуре товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав — рассчитывается автоматически.

— Артикул — артикул в отношении товаров; код видов деятельности по ОКВЭД и ОКУН, в рамках которых выполняются работы и услуги. Этот реквизит не является обязательным.

— Страна (код и краткое наименование) — заполняются в отношении товаров, страной происхождения которых не является Российская Федерация, выбираются в соответствии с Общероссийским классификатором стран мира.

— № ГТД — регистрационный номер государственной таможенной декларации, заполняется в отношении товаров, страной происхождения которых не является Российская Федерация.

Стоимостные показатели указываются в валюте, заявленной в поле «Валюта документа», при этом данные можно не округлять, применяя копейки, центы и т.п.

В поле «Основание передачи (сдачи) / получения (приемки)» внесите информацию, которая определяет возникающие отношения сторон (реквизиты договоров, поручений, соглашений).

В поле «Данные о транспортировке и грузе» укажите реквизиты транспортных документов (путевого листа, товарно-транспортной накладной) и прочей уточняющей информации о перевозке.

В разделе «Товар передал / услуги, результаты работ, права сдал» укажите фамилию, инициалы и должность лица, ответственного за отгрузку товаров или сдачу услуг, работ.

В разделе «Ответственный за правильность оформления факта хозяйственной жизни» укажите фамилию, инициалы и должность лица, ответственного за правильность оформления операции.

В поле «Иные сведения об отгрузке, передаче» можно привести информацию, которая сопутствует передаче: данные о паспортах, сертификатах, отчет с описанием работ или услуг, о количестве и виде других документов, являющихся приложениями к УПД.

В поле «Составитель документа» выберите нужное значение. Здесь указываются экономические субъекты, которые составили УПД со стороны продавца и покупателя. Могут быть внесены сведения о лице, которое ведет бухгалтерский учет на основании договора.

Можно ли выставить УПД в иностранной валюте?

Вопрос о возможности отражения в УПД операций, выраженных в иностранной валюте может вызвать большие сомнения и привести компанию к полному отказу от использования данной формы. Тем не менее, одно из преимуществ УПД, например, перед формой ТОРГ-12 заключается именно в снижении рисков при отражении таких операций. Бухгалтерским законодательством определено, что первичная учетная документация заполняется в российской валюте. На данный счет у Минфина сложилось стойкое мнение. В то же время, налоговым законодательством установлено, что заполнение счета-фактуры в иностранной валюте является допустимым.

Учитывая оба этих факта, на практике было решено, что заполнение УПД в иностранной валюте допустимо. Но при этом следует дополнить форму информацией о стоимости сделки в рублях. Для этого можно дополнить таблицу необходимыми колонками.

Как составляется универсальный передаточный документ?

УПД был разработан на базе счет-фактуры, поэтому включает в себя следующие данные:

• порядковый номер и фактическая дата составления;
• данные о продавце и покупателе (наименование организации, юридический адрес, инн/кпп);
• наименование и адрес грузоотправителя и грузополучателя;
• идентификатор государственного контракта, договора, на основании которого проведена сделка;
• фамилия и инициалы (имя, отчество), должности и подписи, совершивших хозяйственную операцию (продажа товара/услуги) и ответственных за ее оформление;
• строка «к платежно-расчетному документу» ( заполняется, если был получен аванс);
• наименование товара/услуги;
• единица измерения товара/услуги (кг, литр и другое);
• количество товара/услуги;
• стоимость единицы продукта/услуги;
• валюта, в которой ведется расчет;
• данные по акцизу, если это акцизный продукт;
• налоговая ставка;
• итоговая сумма облагаемого налога;
• итоговая стоимость всех поставленных товаров/услуг;
• страна происхождения товара, если это предмет сделки;
• номер таможенной декларации (если продукт иностранного происхождения).

УПД содержит всю необходимую информацию:

1. название «Универсальный передаточный документ»;
2. реальное время составления;
3. название организации (фирма, ИП, другое);
4. вид деятельности (продажа товара/услуги);
5. количественная характеристика (единица измерения);
6. должностные лица с указанием фамилий, ответственные за выполнение работ, услуг, перевозку товара и их подписи;

Правила заполнения УПД

Форма передаточного акта утверждена постановлением правительства России от 26 декабря 2011 года №1137. Он состоит из 3 разделов: 2 текстов и 1 таблицы. В верхней текстовой части указывают реквизиты продавца и покупателя, в средней табличной описывают совершённые работы и оказанные услуги, в нижней текстовой — данные о транспортировке груза и подписи ответственных лиц. Образец заполнения представлен на изображениях к материалу.

В верхнем левом поле указывают наименование и статус документа. Если УПД оформляется вместо счёт-фактуры и передаточного акта, ставят цифру «1», если только вместо товарной накладной — цифру «2». УПД нумеруется в порядке документооборота организации-составителя. Обязательно пишут дату составления. В верхней части указывают данные продавца и покупателя:

• наименование;
• адрес;
• ИНН и КПП;
• данные грузополучателя (грузоотправителя);
• является ли приложением к платёжно-расчётному документу (если да, то пишут его реквизиты);
• валюта сделки (лучше использовать формулировку «российский рубль», но можно ограничиться значком рубля).

Далее в виде таблицы представляют информацию о поставленных товарах или оказанных услугах:

• порядковый номер;
• код товара или услуги;
• наименование;
• единица измерения (с кодом);
• количество товаров, объём оказанных услуг;
• цена за единицу;
• стоимость по поставке;
• акциз (если есть);
• ставка НДС (0%, 10%, 18% или 20%);
• сумма, которую обязан внести покупатель;
• общая стоимость товаров и услуг;
• страна происхождения товара (необязательно);
• номер таможенной декларации (необязательно).

Под таблицей указывают основание передачи или приёмки. Как правило, это договор поставки, купли-продажи или оказания услуг. В строке «Данные о транспортировке и грузе» пишут номер накладной. Далее построчно указывают:

• кто передал или кто получил груз;
• дату отгрузки;
• дополнительные сведения об отгрузке;
• ответственного за составление документа и его подпись.

Эти данные пишут и отправители, и получатели. Форма часто создаётся для компенсации НДС на товар, поэтому не должен содержать исправлений и неточностей, особенно в части налоговой ставки, ИНН и кодов товаров. Иначе добиться компенсации не получится.

Первичные документы бухгалтерского учета / Первичная документация в бухгалтерии — Контур.Бухгалтерия

В федеральном законе 402-ФЗ “О бухучете” описываются все бухгалтерские и первичные документы. Они нужны, в основном, для налоговой — как документы, подтверждающие понесенные вами расходы и правильность определения налоговой базы.

Первичные документы нужно хранить 4 года. В течение этого времени налоговая может в любой момент может их запросить для проверки и вас, и ваших контрагентов. “Первичка” также используется в судебных процессах при спорах с контрагентами.

Документы первичного учета — это бухгалтерские документы, которые составляются в момент осуществления хозяйственных операций, и свидетельствуют об их совершении.

Особое внимание нужно уделять тем документам, которые возникают в ходе сделок, где вы покупатель, потому что это ваши расходы, и потому вы более заинтересованы в соблюдении буквы закона, нежели ваш поставщик.

Список документов, сопровождающих ту или иную сделку, в зависимости от типа сделки может быть различным. Подготовкой всех необходимых первичных документов, как правило, занимается поставщик.

Вероятные сложности у покупателя

Некоторые графы универсального документа могут вызвать вопросы у контрагента. Так, в строке 15 он должен указать наименование должности лица, которое получило груз или приняло работы/услуги, его фамилию, инициалы. Здесь же ставится его автограф. В строке 16 проставляется реальная дата приемки/получения. Этот реквизит обязательным не считается. Тем не менее ФНС рекомендует всегда его указывать. Дата, которая вписывается в графу 16, не должна быть раньше, чем число составления УПД (в стр. 1) и числа в стр. 11. В строке 17 «Прочие данные о приемке/получении» можно указать, что покупатель не имеет претензий. Если же они возникли, то следует привести ссылку на документ, которым они были оформлены. В графу 18 вносят сведения о лице, ответственном за правильное оформление операции/сделки. Указывается название его должности, ставится подпись. Однако последняя может не понадобиться, если это же лицо фигурирует в строке 15 как отвечающее за приемку. В графе 19 должны присутствовать сведения о предприятии-покупателе, составляющем документ. Как и для продавца, это может быть организация, ведущая бухучет. Данная строка не заполняется при наличии печати в поле «М. П.», если на оттиске видны необходимые сведения.

Похожие записи:

• Адресная помощь инвалидам в Московской области в 2023 году
• Правила оформления ДТП по европротоколу
• Сколько платят за роды в 2023 году на третьего ребенка